En tant que médecin libéral, vous vous devez de tenir un dossier comportant des éléments actualisés et nécessaires aux décisions diagnostiques et thérapeutiques pour chacun de vos patients.
A l’aire du numérique et grâce à votre logiciel métier, cette tache est devenue plus simple et demande beaucoup moins de temps de traitement administratif que les dossiers papiers.
Néanmoins, il reste de votre responsabilité d’assurer la conservation et l’archivage de vos dossiers patients, qu’ils soient numériques ou papiers. Article 45 (article R.4127-45 du code de la santé publique).
En effet, à la demande de votre patient ou avec son consentement, vous devez pouvoir transmettre les informations et documents utiles à la continuité des soins aux médecins qui participent à sa prise en charge (ex: changement de médecin traitant).
La conservation des dossiers médicaux répond à un triple intérêt :
- la continuité des soins aux patients ;
- la réponse à une demande de communication du dossier formulée par le patient ou ses ayants droit (depuis la loi du 4 mars 2002).
- un moyen de preuve en cas d’action de recherche en responsabilité civile ;
1/Continuité des soins
Lorsque vous cessez votre activité, il s’agit le plus souvent d’une mesure programmée. Vous avez le temps et le devoir d’en avertir vos patients (affichage dans la salle d’attente, information orale, éventuellement annonce dans la presse locale).
Si vous avez un successeur.
Sous réserve du libre choix des patients, les dossiers seront transmis au médecin libéral qui vous succédera ;
Si vous n’avez pas de successeur.
Il vous appartient, à la demande de vos patients, de transmettre leur dossier au médecin libéral qu’ils vous désignent pour assurer la continuité des soins.
A l’issue de ce processus qui peut durer quelques mois et après un tri des dossiers les plus anciens, il vous restera un reliquat de dossiers dont vous devrez assurer l’archivage.
Que vous ayez ou non un successeur, il est impératif que vous informiez le Conseil départemental du lieu où sont conservés les dossiers médicaux afin de pouvoir orienter le cas échéant les demandes d’accès des patients.
En cas d’interruption brutale d’exercice.
Le Conseil départemental apportera son aide à votre famille si vous êtes dans l’incapacité d’organiser vous-même la transmission des dossiers aux médecins désignés par les patients.
Une annonce dans la presse locale informera la patientèle de la fermeture du cabinet, invitant les patients à adresser leur demande au Conseil départemental.
Cependant, l’archivage du reliquat des dossiers restera de la responsabilité de votre famille.
2/Satisfaire à la demande d’accès au dossier du patient – ou de ses ayants droit
L’article L.1111-7 introduit dans le code de la santé publique par la loi du 4 mars 2002 relative aux droits des patients a autorisé l’accès direct du patient – et sous certaines réserves de ses ayants droit – à son dossier médical.
Ce droit d’accès est sans limitation dans le temps.
3/ Preuve, en cas de recherche en responsabilité
Constitué de l’ensemble des informations concernant le patient, et l’évolution de son état de santé, retraçant les réponses qu’y a apportées le médecin en termes de soins, de surveillance (prescription d’examen, de traitement et de leur résultat) comme d’information, l’importance du dossier médical en tant qu’élément de preuve, en cas de recherche en responsabilité, n’est plus à démontrer.
Il constitue un élément essentiel de la défense du médecin (et de ses héritiers).
Durée de conservation des dossiers médicaux
Si la réduction de la prescription de 30 ans à 10 ans ne s’applique pour les médecins libéraux qu’aux actes ou préjudices causés à compter de la publication de la loi au Journal officiel, c’est-à-dire du 5 mars 2002; dans ces conditions, en tant que médecin libéral vous avez la possibilité de voir votre responsabilité civile recherchée dans un délai de trente ans. De ce fait, il est dès lors encore utile de conserver les dossiers médicaux pendant un délai de trente ans, voire de quarante-huit ans.
Si en théorie le délai pendant lequel la responsabilité civile des praticiens peut être recherchée a été réduit, le législateur a fixé comme point de départ de ce nouveau délai de dix ans la consolidation de la victime et non pas la première constatation médicale du dommage. Le point de départ ainsi fixé est de nature à permettre en pratique des actions en responsabilité bien au-delà du délai de dix ans, lorsque la consolidation du dommage n’est pas acquise.
En tant que médecin libéral vous auriez sans doute intérêt à vous aligner sur le délai minimal de vingt ans appliqué par les établissements de santé, de façon à préserver la justification essentiellement médicale de cette durée, à conserver les preuves nécessaires à toute défense utile du médecin comme du patient, enfin, à garantir le droit d’accès des patients aux informations de santé les concernant très largement ouvert par la loi précitée du 4 mars 2002.
Modalités d’archivage
Les dossiers doivent être conservés dans des conditions permettant d’assurer leur confidentialité et leur pérennité.
1/Dossier « papier »
Le reliquat des dossiers après transmission et tri peut s’avérer important et constituer un encombrement pour vous et votre famille, notamment en cas de déménagement.
Il vous est possible de faire appel à une société privée d’archivage.
Un contrat qu’il est souhaitable de communiquer au Conseil départemental devra préciser les conditions et durée de conservation et les modalités d’accès, si besoin, aux dossiers archivés.
Il est utile d’indiquer dans le contrat que si vous n’êtes plus en mesure de donner les directives nécessaires à la société d’archivage, il sera fait appel à un membre du Conseil départemental.
2 /Dossier informatique
L’archivage des documents informatiques soulève une question différente : celle de la valeur probante du document numérique. Une récente décision de la Cour de cassation ( Civ. 2, pourvoi n° 07-17622) du 4 décembre 2008 apporte des précisions :
« Lorsqu’une partie n’a pas conservé l’original d’un document, la preuve de son existence peut être rapportée par la présentation d’une copie qui doit en être la reproduction non seulement fidèle mais durable (articles 1334 et 1348 du code civil);
L’écrit sous forme électronique ne vaut preuve qu’à condition que son auteur puisse être dûment identifié et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité et porte la date de création du document. »
Cette notion de fidélité et de durabilité a été traduite par le critère fonctionnel global « d’intégrité ». L’intégrité d’un document numérique peut être assurée, en pratique, par différents moyens techniques :
La copie fidèle
Elle doit visuellement se présenter comme l’original avec les indications du papier à en-tête et la signature de l’expéditeur.
Il convient d’opter pour des systèmes de stockage optique, horodaté, non réinscriptibles (Worm) ou disques magnétiques, rendus non réinscriptibles à l’aide d’un logiciel.
La copie horodatée
Le document n’a de valeur que si la preuve est apportée qu’il a été créé et stocké sous forme numérique au jour de son établissement .
La copie durable
- Les documents doivent rester lisibles très longtemps.
- Il convient d’opter pour les formats électroniques standardisés (basés sur XML, PDF ou TIFF (pour les images)).
- Quand les documents archivés ne sont plus conformes, il peut être nécessaire de les convertir.
- Le support utilisé pour l’archivage doit lui aussi offrir des garanties de pérennité.
- Les supports non gravés, CD et DVD, n’offrent pas de garantie de pérennité.
- Le disque optique numérique non réinscriptible est la solution à privilégier, encore qu’on ne soit pas tout à fait assuré de la durée de vie, même des supports en verre au-delà de 5 à 10 ans.
Documentation du processus d’archivage
Généralement, appelée « politique d’archivage », il s’agit d’une description précise des moyens mis en œuvre pour s’assurer que pendant l’ensemble de son cycle de vie, le document électronique n’aura pas subi de modifications susceptibles d’altérer son intégrité.
L’existence de cette procédure régulièrement mise à jour permettra d’optimiser en cas de litige la valeur probante du document.
En résumé, il faut retenir que :
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L’archivage courant et son utilité
Au quotidien le médecin libéral côtoie des dizaines de patients par jour, et sa base de donnée patientèle regorge d’identités différentes et parfois même des homonymes.
C’est pourquoi, il devient parfois difficile de ne pas se tromper si votre patient n’a pas sa carte vitale sur lui .
Un moyen simple de supprimer en partie ces nuisibles désagréments, après avoir déjà vérifié et épuré vos doublons ( voir précédent article), et d’archiver à l’aide de votre logiciel métier, les patients que vous ne recevez plus en consultation depuis quelques temps.
Parmi ces patients, vous pouvez rencontrer différentes situations :
- déménagement et changement de médecin traitant
- décès
Aujourd’hui, les logiciels de gestion de cabinet médical sont souvent équipés de cette capacité à faire d’un simple clic, l’archivage d’un dossier patient, pouvant être consultable à tous moments .
Pour ce faire je vous invite à vous rapprocher de votre éditeur si vous ne savez pas comment faire .
En espérant que cet article vous sera utile.
