La chasse aux doublons !
Comme on le sait, l’un des principaux risques liés aux données patients informatisées concerne l’identification certaine des patients et donc “La chasse aux doublons”, avec, en cas de confusion, toutes les conséquences que l’on imagine, de la plus bénigne en terme de santé (erreurs de facturation) aux plus graves (erreur d’administration médicamenteuse).
L’exemple type de génération d’un doublon est le cas d’une femme venue une première fois avec son nom de jeune fille, puis une seconde fois avec son nom marital ou bien celui d’un enfant suivi sous le numéro de sécurité sociale de l’un de ses parents depuis sa naissance, qui revient un jour avec sa propre carte et son propre numéro.
Dans le cadre du renforcement des politiques d’identito-vigilance, la Direction Générale de l’Offre de Soins (DGOS) émet un certain nombre de recommandations* à mettre en œuvre dans les logiciels de santé (serveurs d’identité, logiciels de dossiers patients, de facturation ou de gestion administrative) :
- Retenir en priorité le nom de famille (aussi appelé nom de naissance), le sexe et la date de naissance pour identifier les patients
- Utilisation exclusive de majuscule dans les noms
- Utilisation exclusive des lettres de l’alphabet et des chiffres, à l’exclusion donc des tirets, des apostrophes, etc…
- Interdiction des abréviations
Les doublons
Comment les éviter ?
1/ S’assurer de l’identité de son patient :
* CNI, Passeport, Permis de conduire, Livret de famille, Carte de séjour
* Carte Vitale ou couverture sociale
2/ Instaurer des règles de saisie dans votre cabinet :
* Traits minimums pour identifier un patient dits ” Traits stricts ”
* Compléments de l’identification du patient dits “ Traits étendus ”
* Champs utilisés pour fournir des informations médicales, administratives (+ ou –confidentielles) dits ” Traits complémentaires “
La création d’un nouveau dossier ne doit se faire qu’après vérification de l’absence d’un élément existant, pour ce patient, dans votre logiciel, selon le protocole d’identification .
Par exemple, votre logiciel vous propose de créer un nouveau dossier patient, or, vous êtes certain que la personne devant vous est déjà venue : il y en a sans doute déjà un d’enregistré. Pour ce faire il vaut mieux procéder à une recherche plutôt que de créer un doublon.
Dans le doute, en cas d’homonyme ou en l’absence de pièce justificative d’identité, préférez un doublon à une collision !
Le doublon, correspond à l’ignorance totale ou à la non prise en compte des antécédents du patient, entraînant de ce fait un retard de diagnostic et/ou une erreur de prescription.
La collision, est une erreur plus grave car elle conduit à attribuer des antécédents et des résultats appartenant à un autre patient. Celle-ci peut induire des erreurs de prise en charge très graves (transfusion, médicament, actes…).
Comment les corriger ?
La plupart des logiciels de gestion de cabinet médical propose des outils de recherche et de fusion des doublons. Leur procédure est assez simple dans l’ensemble, mais demande néanmoins une Grande vigilance de votre part car la fusion de dossiers patient est irréversible .
Je vous conseille au préalable de procéder à une sauvegarde avant de fusionner vos dossiers !
Effectivement, il en va de votre responsabilité de médecin, de vérifier minutieusement les données de chaque dossier patient à fusionner.
N’ayez crainte, la fusion de dossier patient n’est pas une suppression ou un écrasement des données. Aucune donnée ne sera perdue ! Toutes vos consultations antérieures, les antécédents du patient, les prescriptions… seront simplement regroupés en un seul et unique dossier ( comme le montre, par exemple, ce tutoriel vidéo).
Pour conclure ce chapitre, si vous procédez régulièrement à la vérification de votre base de données patient par la recherche de doublons ( manuelle ou automatique) et à la fusion des dossiers, que vous respectez, vous et votre secrétaire, les règles de saisie dans votre logiciel, et qu’avant toute création d’un nouveau patient vous vérifiez scrupuleusement les données identitaires de ce dernier, vous ne devriez pas rencontrer ce genre de désagrément.
Dans le cas contraire, j’espère que mon article vous aura apporté l’aide nécessaire dont vous aviez besoin !
