La sauvegarde des données médicales est une tâche importante pour l’exploitation de votre logiciel métier. En effet, nul n’est à l’abri d’un problème matériel (crash d’un disque dur, surtension…) ou logiciel (virus, corruption de la base…).

Vos données médicales sont des données sensibles qui n’appartiennent qu’à vous seul. En général, afin de garantir une confidentialité maximale et ainsi pour préserver vos patients, les éditeurs ne stockent aucune de vos données médicales sur leurs serveurs. De ce fait, vos données  sont stockées uniquement sur votre (vos) appareil(s), où vous en avez le contrôle total. Cela implique qu’il est de votre responsabilité d’assurer la sauvegarde de vos données médicales !

Quelle est la fréquence idéale pour faire une sauvegarde ?

La fréquence de sauvegarde indiquera la quantité de données perdues en cas d’incident. Si vous faites une sauvegarde de vos données une seule fois par semaine, vous perdrez au maximum une semaine de données.

Êtes-vous prêts à accepter cette perte ? Je pense qu’il serait plus judicieux d’augmenter la fréquence de vos sauvegardes à une fois par jour de travail.

Je m’explique :

-“Une sauvegarde doit correspondre exactement aux plus récentes données introduites dans votre ordinateur. Une journée de travail représente une importante quantité de dossiers, courriers, télétransmissions, autres documents importants “.

Perdre une journée ou plus, pour n’avoir pas eu le temps ou l’occasion de faire une sauvegarde peut donc être désastreux !

Qu’est-ce-qu’une bonne sauvegarde ?

Une bonne sauvegarde doit être faite tous les jours sans exception sur des supports parfaitement fiables et avec une extrême rigueur.

Attention ! La méthode de sauvegarde du cabinet une fois optimisée ne doit pas changer tous les jours !

La sauvegarde quotidienne de vos données sur support externe est indispensable.

En effet, en cas d’incidents (Coupures électriques, fausses manipulations,défaillance du disque dur de votre ordinateur… ), ce sera le seul moyen pour récupérer vos données médicales.

Quel sont les types de sauvegarde possibles ?

Il est toujours préférable de sauvegarder de plusieurs façons différentes, au cas où l’une d’entre elles poserait problème.

Plusieurs types de sauvegarde sont possibles  :

1/ Sur un serveur distant (Hébergeur de santé agréé)

Cette solution n’est pas forcément fournie par votre éditeur de logiciel de gestion de cabinet médical et peut avoir un coût considérable.

Si vous vous décidez pour une sauvegarde sur un serveur distant, pensez à vérifier que vos données soient bien chiffrées avant l’envoi sur les serveurs du prestataire. Dans ce cas rapprochez-vous de votre éditeur, pour savoir si vos sauvegardes sont protégées dès la sortie de votre logiciel métier.

Attention ! Vous devez être le seul possesseur de la clé de chiffrement, votre fournisseur ne doit pas avoir accès à vos données !

2/ Sur votre disque dur

La sauvegarde sur disque dur constitue une sécurité supplémentaire qui ne doit pas être considérée comme un substitut à la sauvegarde sur un support externe.

3/ Sur support externe (clé USB, disque dur externe …)

Si votre disque dur tombe en panne, ou si votre ordinateur est volé, la sauvegarde sur support externe vous permettra de récupérer vos données.

Personnellement, je pense qu’il est plus judicieux d’avoir  une clef USB par journée de travail. Par exemple, si le cabinet est ouvert du lundi au vendredi, optez pour 5 clefs renommées au nom du jour de la semaine. Vous pourrez ainsi conserver sur chacune d’entre elles des sauvegardes sur plusieurs semaines , pour ce faire pensez à les renommer par date.

Les avantages sont multiples :

• ils peuvent être emmenés partout. Comprenez que la bonne façon de faire une sauvegarde sûre est de ne pas les entreposer dans la même pièce, et encore mieux,  PAS  dans le cabinet médical;
• ils peuvent être utilisés sur de multiples appareils, et donc être emportés de droite à gauche pour éventuellement restaurer vos sauvegardes sur un autre poste informatique à votre domicile.

Le stockage de données sur un support physique dont on garde la maîtrise et évidemment une bonne solution pour la protection de vos sauvegardes de données médicales. A condition de ne pas les laisser traîner partout bien entendu.

La restauration des données

La restauration est l’opération inverse de la sauvegarde. Elle permet de retrouver un état du logiciel identique à celle.

Attention ! Toutes les données sont écrasées par le processus de restauration. Toutes les actions (création de patient, facturation…) faites entre temps seront perdues.

Voici ce que l’on peut retenir de cet article

• Effectuez votre sauvegarde tous les jours.
• Effectuez une rotation sur plusieurs supports externes (Exemple : Une clé usb par journée de travail).
• Multipliez la copie sur au minimum deux supports différents.
• Veillez à la sécurisation de vos données sauvegardées (j’aborderai  la sécurisation de vos données dans un prochain article)
• Ne laissez pas votre clef USB (ou disque dur externe), contenant vos sauvegardes de données, au cabinet . En effet, la copie de sauvegarde ne doit pas être conservée au même endroit que le poste informatique (incendie, dégât des eaux, vol, …)
• Écrasez vos données de sauvegarde sur la précédente .

 

Attention ! Cette sauvegarde doit se faire le plus régulièrement possible afin d’éviter de perdre les données des journées de travail et de préférence sur des supports physiques différents.