Il y a encore quelques années, les dossiers des patients étaient soigneusement rangés au sein d’archives peu exploitables qui faisaient perdre du temps au médecin mais également au patient. Désormais, c’est directement sur ordinateur que ce dernier peut y accéder. Le constat est similaire lorsqu’un médecin souhaite accéder au dossier d’un patient pour le transmettre à un autre médecin. La dématérialisation accélère considérablement ces tâches qui étaient jusqu’alors longues et difficiles à mettre en place.
Le dossier informatisé d’un patient dans un logiciel métier est facilement diffusable mais également maintenu à jour. Au niveau de la gestion, la dématérialisation permet également d’optimiser la prise en charge financière des soins plus rapidement, entre autre grâce aux téléservices intégrés .
Enfin, sans dématérialisation, la télémédecine ne pourrait exister. Les médecins n’auraient pas la possibilité de partager à tout moment le dossier papier d’un patient avec un hôpital ou un autre confrère se trouvant à plusieurs kilomètres. La dématérialisation apparaît ici comme un élément clé, autant pour le patient que pour le médecin.
Évidemment, il est important que des réglementations soient mises en place afin d’assurer la protection des données des patients. Très confidentielles, celles-ci doivent être hébergées de manière sécurisée. Pour cela je vous invite à lire mon précédent article ( la Sécurisation des données médicales).
Avec l’arrivée des nouvelles technologies, les échanges entre professionnels de santé ont évolué et se font de plus en plus souvent par email. (Par exemple par le biais de Messageries de santé sécurisées ou Hprim).
Que devez vous faire de tous ces échanges professionnels ?
Les échanges par courrier :
La numérisation des documents médicaux : aucun médecin n’y échappe ! L’intégration d’un document numérisé à un logiciel métier doit faire l’objet d’une vigilance particulière. C’est d’autant plus critique dans le cas de données médicales.
Les différentes étapes liées à la numérisation :
Cette action exige la plus grande attention de la part des professionnels de santé qui dématérialisent ces données.
Il faudra donc nommer, classer et archiver les documents dans les dossiers cibles.
Les échanges par messagerie sécurisées de santé( MS Santé, Apicrypt…) :
1/Faire le tri des informations et des pièces jointes
Seules les informations importantes devront retenir votre attention et nécessiteront un traitement de classement.
Par exemple, si vous recevez des résultats d’analyse pour un patient où tout est normal, un simple commentaire dans son dossier sera suffisant .
2/Enregistrez et renommer les pièces jointes sur votre ordinateur dans un dossier destiné à recevoir les différents documents à classer (par exemple créer un dossier”Mes fichiers reçus”)
Attention pensez à dimensionner votre poste informatique ou serveur car les pièces jointes représentent des données importantes,
donc il est primordial de faire des sauvegardes régulières si vous ne pouvez pas procéder à l’étape 3 immédiatement.
3/Intégrez chacune de vos pièces dans le dossier patient concerné sur votre logiciel métier .
Certains logiciels métier ont une fonctionnalité simple, intuitive et rapide, qui permet de ranger, d’indexer ces pièces dans les dossiers patients et de les sauvegarder pour permettre la suppression dans le dossier “Mes fichiers reçus”.
Les échanges par Hprim :
Le plus souvent, ce sont des résultats d’analyse, des compte-rendus d’examen, des clichés radiologiques venant de laboratoires.
Ces fichiers reçus sont généralement au nom du patient, vous pourrez donc les classer plus aisément .
Votre logiciel métier doit vous permettre de façon simple et rapide, de ranger et indexer ces pièces dans vos dossiers patients.
Attention l’importation n’est pas automatique car elle nécessite toujours un contrôle de vigilance de la part du médecin pour éviter les erreurs d’identité( homonymes, doublons…).
Quels sont les différents avantages de la dématérialisation des données médicales ?
- La sécurisation des données
- Le gain de temps pour le traitement administratif
- Plus de temps pour vos patients
- Facilite la coordination des soins
- Diminution du coût des fournitures (papier, classeurs, pochettes, encre, timbres et enveloppes…)
- Diminution en volume et en coût de stockage
A quelle fréquence gérer la dématérialisation des fichiers ?
Au vue du nombre conséquent de pièces que vous recevez chaque jour au sein de votre cabinet, je vous recommande de traiter ces étapes de classement tous les jours pour ne pas vous laisser dépasser. Votre secrétaire peut, si vous lui en donner les droits, être en charge de ce tri et classement, de façon que vous ne vous consacriez ce temps qu’à vos patients.
